Nationellt e-arkiv

Regioner och kommuner är enligt lag skyldiga att spara och arkivera mycket av sina organisationers dokument, beslut och kommunikation. Det görs i arkiv, som ofta består av både fysiska och digitala dokument.

Ett e-arkiv kan hantera information från både digitala system och digitaliserade pappersarkiv.

Idag ser arkivlösningarna olika ut i olika kommuner och regioner, både de digitala lösningarna och pappersarkiven. Det är svårt och resurskrävande att utveckla effektiva e-arkiv, särskilt för enskilda små organisationer.

Förstudien Nationellt e-arkiv undersökte om det kan finnas gemensamma standarder och arbetssätt för arkivering och lagring för regioner och kommuner.

Flera aktörer deltog i förstudien: R7e-arkiv, Sydarkivera och Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. Studien finansierades av R7e-arkiv och Inera gemensamt.

Förstudien kom fram till följande tänkbara alternativ för Ineras roll i samverkan kring e-arkiv för regioner och kommuner:

1. Inera stödjer interoperabilitet genom arbete med ett referensramverk för interoperabilitet inom hantering av e-arkiv.
2. Inera fortsätter arbetet mot en gemensam nationell arkivlösning för regioner och kommuner steg för steg.
3. Ineras del i arbetet mot en gemensam nationell arkivlösning för regioner och kommuner avbryts.

I september 2019 beslutade R7-e arkivs styrgrupp att välja det tredje alternativet av förstudierapportens rekommendationer, det vill säga att avbryta Ineras del i arbetet med ett nationellt e-arkiv. Anledningen var främst den juridiska komplexiteten. Det betonades dock att det var angeläget att följa utvecklingen kring hur Inera eventuellt går vidare på arkivområdet. Inera har sedan dess inte gjort någon ny ansats att utreda vidare eller utveckla nationellt e-arkiv.

Under våren 2022 återöppnades ärendet hos Inera på begäran av region Halland och senare region Gävleborg. Inera konstaterade då att de juridiska förutsättningarna kan ha förändrats sedan uppdraget avslutades, vilket kan göra skäl för en ny och mer djupgående juridisk bedömning. Detta kräver dock att det finns ett stort intresse från regionerna, vilket saknas i detta läge. Inera går därför inte vidare med ärendet.