Första projekten med säkra meddelanden

För att uppfylla lagen och säkra sekretessen så hanteras känslig information mycket varsamt. Ofta skickas information mellan myndigheter, kommuner och regioner fortfarande på traditionellt sätt via fysiska brev, fax och vanlig osäker e-post. Information registreras manuellt i respektive myndigheters, regioners och kommuners system och i vissa fall ringer man till särskilda telefonnummer för att säkra så att information kommer fram. Om någon har följdfrågor så börjar processen om från början.

Två projekt
Under våren har Arbetsförmedlingen satt igång två pilotprojekt tillsammans med Malmö stad och Region Gotland. De första pilotprojekten har handlat om att hantera information kring Extratjänst, en arbetsinsats som hjälper arbetslösa att komma ut i arbetslivet.

- Det är egentligen helt otroligt att vi har jobbat så här under så många år. Processen och hanteringen av informationen är tidskrävande. Den information som vi skickar kring Extratjänst handlar om personnummer, beslutsdokument med mera. I det här pilotprojektet har vi kunnat skicka säkra digitala meddelanden till varandra, vilket har gått på en sekund och är en stor förändring jämfört med tidigare. Allt har fungerat mycket bra under testpiloten, säger Anna Ekegren, produktansvarig på Arbetsförmedlingen.

Fyller ett tomrum
Dan Nilsson är förändringsledare inom digitalisering i Malmö stad. Han berättar att de i brist på säkra digitala sätt att överföra information till exempel har skickat bud eller cyklat för att kunna lämna över känslig information.

- Den här tekniken fyller ett stort hål som har behövts länge. Vi har nu testat Säker digital kommunikation för att utbyta information mellan olika sekretessrum inom Malmö stad och såklart även tillsammans med Arbetsförmedlingen. Vi vill nu använda Säker digital kommunikation även för andra tjänster, till andra myndigheter och mellan kommuner och regioner. Till hösten planerar vi att testa tjänsten mellan oss och Region Skåne, säger han.

Länken mellan systemen
Tekniskt handlar det om att lokala it-system anpassas för att kunna skicka SDK- meddelanden mellan sig enligt gemensamt överenskomna format och så att sändare och mottagare vet att ett meddelande säkert har gått iväg respektive tagits emot. Säker digital kommunikation är som en länk mellan de olika aktörernas system. Parterna måste själva hålla med sina egna lokala lösningar och se till att man har behöriga användare och uppfyller gemensamma krav på säkerhet. Den som har hållit i trådarna i det gemensamma projektet Säker digital kommunikation är Malin Domeij som är projektledare på Inera.

- Det är fantastiskt roligt att pilotprojektet går så bra och att vår nationella myndighet och flera kommuner inom arbetsmarknadsområdet jobbar tillsammans. Det ser jag även i våra andra piloter. Det här ser jag som ett bevis både på att det finns ett stort behov av gemensamma lösningar och att vi kommer få det att fungera. 100 aktörer är engagerade i projektet och fler väntar på att det ska bli klart. Att Digg ansvarar för transportinfrastrukturen, E-delivery, som Säker digital kommunikation bygger på innebär också att SDK förankras på nationell nivå.

Projektet Säker digital kommunikation startades 2017 med målet att ta fram gemensam infrastruktur för till exempel digitala adressuppgifter och säkra digitala meddelanden för aktörerna inom offentlig sektor och privata utförare av offentligt uppdrag.

24 pilotprojekt
Målet är att Sverige ska ha standarder, regelverk och gemensam adressbok på plats för digital kommunikation mellan regioner, kommuner och statliga myndigheter samt privata utförare av offentligt uppdrag nästa år. Just nu pågår 24 olika pilotprojekt inom Säker digital kommunikation.

Arbetsförmedlingen har utöver projektet med Malmö stad ett liknande pilotprojekt med Region Gotland som också handlar om ”Extratjänst”. Här har man också börjat skicka information som berör offentligt skyddade anställningar, OSA, och arbetssökande med nedsatt arbetsförmåga. I ett annat internt pilotprojekt använder Region Gotland Säker digital kommunikation för remittering när det gjorts medicinska bedömningar som kräver insatser från hälso- och sjukvården. Det kan handla om uppföljningar när BUP sätter in behandling och kontaktar elevhälsan med önskemål om uppföljning eller kontroll. Idag sker dessa kontakter via brev.

Många fax
Att det finns ett stort behov är tydligt. Skövde kommun, som också är en av piloterna inom arbetsmarknadsområdet, gjorde till exempel en snabb analys på hur många fax de skickade under ett år och landade på runt 5 000 fax.

Region Blekinge har tidigare konstaterat att vid ett av sjukhusen gick det åt 6 miljoner faxpapper på ett år.

- Att fortsätta med de här gamla processerna fungerar inte längre - vi måste ha metoder som fungerar nationellt. För dem som tvekar på att starta projekt skulle jag uppmuntra att redan nu förbereda er. Vi är mycket nöjda över det vi gjort i vårt pilotprojekt, säger Anna Ekegren.

I sommar kommer Arbetsförmedlingens och övriga pilotprojekt att pausas under en period för att anpassa Säker digital kommunikation till Diggs nya riktlinjer, men senare i höst ska man vara igång igen.

Läs mer:

Om Säker digital kommunikation