”Framgångsnyckeln för att göra rätt”
Fler regioner ser fördelar med att använda Ineras verktyg för nyttokalkyler för att räkna på nyttan från investeringar. Region Blekinge har sett att digitala initiativ inom vården kan frigöra tid för fler bedömningar, ge mer tid för vårdsökande och minska kostnader för sjukfrånvaro hos personalen. Region Östergötland säger att nyttokalkyler ger bättre beslutsunderlag och är en framgångsnyckel för att identifiera att de gör rätt saker. Här berättar Region Östergötland och Region Blekinge hur de har använt Ineras nyttokalkyler.
Inera har tagit fram en modell för att räkna på nyttan med att använda olika digitala tjänster. Den beräknar vilken nytta som förväntas vid en förändring och vilka kostnader som är förknippade med den. På så sätt blir nyttokalkylen ett viktigt beslutsunderlag och ett stöd för att realisera nyttorna från en förändring.
Region Östergötland och Region Blekinge har testat modellen med stöd av Amanda Sundberg, omvärlds- och marknadsanalytiker på Inera, som också har tagit fram modellen.
- Nyttoberäkningar kan hjälpa regioner och kommuner att fatta beslut om vilka av Ineras tjänster som de bör investera i. Inera har som ambition att ta fram nyttokalkyler för alla sina tjänster som regioner, kommuner och vi själva, kan ha nytta av, säger Amanda.
Exempel från verkligheten
I Region Östergötland ville Lotta Saleteg Falk, som är e- hälsostrateg i regionen, testa nyttokalkylmodellen för digitala initiativ på en Röntgenenheten i Mjärdevi i Linköping. Liselotte Joelsson som är utvecklingsansvarig på Diagnostikcentrum inom röntgenenheten har hjälpt till för att få fram underlag och resonemang kring vilka nyttor som är relevanta att räkna på. Lena Admyre och Anna Hilton är de projektledare som har drivit arbetet med att ta fram nyttokalkylerna.
I Region Blekinge har nyttokalkylen tagits fram för en tjänst för digitala vårdmöten på verksamheter inom Nära vård. Annelie Ivarsson, chef för Region Blekinges avdelning för digitala strategier, och Johanna Johansson, primärvårdschef, är de som har deltagit i arbetet.
Hur har ni använt kalkylen?
Region Östergötland:
- Den nya röntgenenheten ligger utanför det stora sjukhuset och behöver därmed inte sjukhusets alla resurser. Med hjälp av flera digitala initiativ som digitala kallelser, digital ankomstregistrering, möjligheter att omboka tider digitalt etcetera, får vi till förslag för effektivare flöden av patienter som skulle kunna användas inom sjukhuset. Vi har undersökt nyttorna som en effekt av de här digitaliseringsinitiativen, säger Liselotte
Region Blekinge:
- Vi ville ta fram en nyttokalkyl för ett projekt som handlade om digitala vårdmöten. Det grundarbete som vi gjort kan vi nu använda inom flera områden. Många parametrar är generiska och kan skalas upp vid behov, säger Johanna.
Vad var syftet och målet med arbetet?
Östergötland:
- Syftet var att praktiskt testa användbarheten i Ineras modell som metod för att se nyttor och effekter och i nästa steg kunna bedöma om kalkylen fungerar att använda brett inom regionen. Vi kommer också att använda den i arbetet med första linjens digitala vård, säger Lotta.
Pilotprojektet hade som mål att redan från start vara återanvändningsbart vad gäller redan framtagna siffror och antaganden som gjordes för att kunna skala upp det i ett projekt för breddinförande.
Region Blekinge:
- Främsta syftet var att vi ville lära oss verktyget exempelvis för att värdera nya utvecklingsbehov. Då blir den en del av de beslutsunderlag vi behöver. Vi vill kunna skala upp underlaget när vi väl har gjort grundjobbet. Genom att till exempel ta med riskerna kan vi ta det med oss exempelvis när det gäller patientsäkerhet. Kalkylen är neutral eftersom den belyser båda sidor, säger Anneli.
Hur har det fungerat att använda modellen?
Region Östergötland:
- Vi genomförde nyttokalkylen själva utifrån powerpointbilderna som finns, vilket såg väldigt lätt ut. Det var inte helt lätt i praktiken, exempelvis att rita effektkedjan var svårt i och med att man ska gå från höger till vänster. Det var också svårt att avgöra hur mycket som går att räkna på utifrån vad som ska inkluderas, till exempel miljöpåverkan, berättar Lena
Anna och Lena upplevde att Excelmallarna var lätta och pedagogiska att använda. Det var bra att nyttorna var uppdelade i finansiella nyttor och omfördelningsnyttor som angavs i pengar, samt kvalitetsnyttor som beskrevs i ord. De senare var viktigare för verksamheten snarare än det finansiella. Vi valde genomgående att räkna om frigjord tid till lönekostnad.
Region Blekinge:
- Vi gjorde kalkylen för digitala vårdmöten med Amandas hjälp. Arbetet för att ta fram nyttor och värdera risker bedrevs i workshops tillsammans med verksamheten. Därefter jobbade vi vidare med effektkedjan. Underlag togs fram på hemmaplan, säger Annelie.
Vad visade resultatet från kalkylen?
Region Östergötland:
- Steget från att se att man får pengar över utifrån en insats, till vad man gör med den frigjorda tiden, är viktigt att titta på. Det ekonomiska utfallet var egentligen inte det viktigaste, utan vad det rent praktiskt skulle leda till, säger Liselotte.
Region Blekinge:
Kalkylen för digitala vårdmöten visade nyttoeffekter jämfört med att ha distansmöten på telefon. Det var lättare att förhålla sig till nyttor som visas i siffror och därmed blev de bra att ha med sig i diskussioner. De ger en helt annan grund inför exempelvis politiska beslut, förklarar Johanna och fortsätter:
Vi fick fram siffror som visade på fyra nyttor för att genomföra möten digitalt:
- Frigjord tid för fler bedömningar
- Frigjord tid för vårdsökande och närstående
- Minskade kostnader för sjukfrånvaro (hos personalen)
- Minskade kostnader för personalomsättning
Vi diskuterade även viktiga nyttor som vi endast beskrev utan siffror, som till exempel ökad trygghet och minskad smittspridning.
Vad är lärdomen av arbetet med att ta fram nyttokalkylen?
Region Östergötland:
- Vi tänker att en nyttokalkyl bör ingå som ett av beslutsunderlagen inför större, mer komplexa projekt. Hela eller delar av nyttokalkylen bör också ingå i checklistan som används när en bedömning görs om vi på regionens projektkontor ska ta oss an ett uppdrag, säger Lena.
- Kalkylen blir ett komplement och ytterligare en aspekt att beakta. Jämfört med verktyg som kostnadskalkyler, prognoser etcetera, knyter nyttokalkylen ihop det hela, säger Liselotte.
Nyttokalkylen behöver hela tiden vara ett levande dokument som revideras så snart nya fakta kommer fram, fyller Lena i.
Region Blekinge:
- Ta med projektledare som blir regionens experter för att säkra framfart och en likvärdig process i hela regionen. Då blir det ett sätt att kvalitetssäkra beslut. Vi ser att vi kan skala upp kalkylen för att även använda den bredare inom regionen. Det underlättar också att värdera risker i ett tidigt skede, säger Annelie.
- För att kalkylen verkligen ska fungera som ett underlag inför förbättringsstöd behöver verksamheterna som ska arbeta med det nya involveras. På så sätt får vi också fram ambassadörer för en förändring, säger Johanna.
Hur togs resultatet av kalkylen emot?
Region Östergötland:
När vi presenterade resultatet för styr- och ledningsgrupp var de mäkta imponerade även om det var estimat i de olika antagandena. Det visade att det var ett riktigt beslut att utföra projektet med de digitala initiativen, det framkom tydligt i siffrorna att det visade på väldigt stora nyttor, säger Liselotte.
Region Blekinge:
- Eftersom vi har tagit fram nyttokalkylen för att få fram underlag för förankring kring ett införande så har kalkylen blivit ett verktyg att tydligare kunna förklara nyttorna och vad de innebär, säger Johanna.
Planerar ni att använda modellen för nyttokalkyler igen?
Region Östergötland:
Lena berättar att regionen har tagit beslut om att använda nyttokalkyler framöver och att de ska träffa Amanda för att diskutera utbildning i hur man använder kalkylerna som verktyg. Lena konstaterar också att man inte behöver vara en slipad projektledare eller expert men däremot utbildad i modellen så att man vet hur den fungerar och vad man gör så att det inte blir fel. Modellen ger underlag för att kunna prioritera mellan nya projekt och förbättringsarbeten genom att fokusera på nyttorna vilket kommer att bli ännu viktigare i framtiden med minskade resurser, säger Lena.
Region Blekinge:
- Vi kommer att använda kalkylen när vi värderar nya utvecklingsbehov. Då blir den en del av de beslutsunderlag vi behöver. Konceptet är en framgångsnyckel för att identifiera att vi gör rätt saker, avslutar Annelie.
Här hittar du Ineras modell för nyttokalkyler
Ineras modell för nyttokalkyler med steg-för-steg-guide, Excel- och rapportmall liksom exempel på nyttokalkyler, är tillgängligt här.