Så får kommunerna hjälp med digitalisering

Digitaliseringssamverkan är ett strukturerat sätt att arbeta på för att införa digitala tjänster, teorier och metoder. Det kan handla om alltifrån tjänstedesign till inhämtning av information. Metoden bygger på olika moduler eller processteg. Exempel på innehåll i modulerna är behovsfångst, visualisering, lösningsförslag och nyttorealisering.
Tanken med digitaliseringssamverkan är att erbjuda Ineras kunder ett handfast stöd för att se till att verksamheter digitaliseras och bland annat kan använda tjänster från Inera.

- Vi försöker hjälpa till så att övergången från manuellt till digitalt går så smidigt som möjligt. Programmet har utvecklats under flera år och vände sig från start till regionerna men har nu utvecklats för att fungera för kommunerna. För att få bästa möjliga utformning på programmet har det varit viktigt att arbetet skett i nära samverkan med kommuner, säger Eva Lindholm som arbetar som samordnare för programmet på Inera.

Genom att kommunerna är engagerade så stärks också det lokala ägarskapet för att digitalisering ska ske. Nyttorna med att använda sig av ett strukturerat sätt är flera, det ger ett effektivt arbete med digitalisering, en ökad användning av digitala tjänster samt att delaktigheten i arbetet med digitaliseringen ökar.

- Det är viktigt att säkerställa att de digitala tjänsterna möter verkliga behov hos invånare och medarbetare, säger Pelle Östberg interaktionsdesigner på Inera och en av de som står bakom Digitaliseringssamverkan.

Totalt har 14 kommuner i Region Västerbotten deltagit och det har fallit mycket väl ut. Bland annat har Lycksele och Vilhelmina varit med i workshopsserien.

Tommy Sjöström är budget- och skuldrådgivare samt är en av handläggarna för försörjningsstöd i Vilhelmina kommun.

- Vi ville komplettera försörjningsstödet med en digital version. Idag har vi bara pappersansökningar och det är en process som tar lång tid. Vi har ungefär 6 500 personer som bor i kommunen och de bor geografiskt mycket spritt. Det gör att allt papper som skickas via brev bland annat är kostsam samt har negativ miljöpåverkan, säger han

Vilhelmina kommun är stor till ytan men befolkningen är spridd på ett stort område. Det går ungefär 1,3 kvadratkilometer per invånare. Det innebär utmaningar när det gäller besök mellan invånare och handläggare eller när handlingar ska inlämnas.

- Vi får ofta frågor som när kommer mina pengar? Hur långt har handläggningen kommit gällande min ansökan? I dagsläget finns ingen funktion som bekräftar att ansökan emottagits, om en ansökan behöver kompletteras så sker en begäran oftast via brev eller telefon. Genom en digital tjänst kan man följa ett flöde och man kommer kunna få en bekräftelse direkt, samt att man kan följa sitt ärende och se vart i processen ärendet är. Det sparar mycket tid och pengar och allt blir mer tillgängligt för invånaren. Det här kom som en skänk ifrån ovan, en perfekt tajming säger Tommy Sjöström.

- Upplägget på kursen har varit bra, tydligt material och rimlig nivå för vad man förväntats göra. Föreläsningar har varit relevanta och det har berört. När de från start sa till oss att vi skulle intervjua personal och klienter så tänkte vi hur ska vi ha tid med det. Men att förbereda frågor och intervjua personal om deras arbete samt att prata med klienter om försörjningsstöd visade sig vara det bästa vi har gjort på länge. På riktigt fick vi reda på hur deras behov såg ut. Vad vill de och vad vill de inte, säger Lena Mikaelsson, som är sammankallande för digitaliseringsgruppen i Vilhelmina kommun.

Elisabeth Eriksson är förbundschef för kommunalförbundet Lystkom och digitaliseringssamordnare i Lycksele kommun. De valde att digitalisera en intern process som stöttar anställande chef när en person börjar jobba på kommunen och när de slutar.

- Vi har lärt oss enormt mycket av de här mötena. Att ha med Inera, som har så mycket kompetens på det här området, har varit jättebra. Vi bestämde oss satsa på en intern funktion. Det är många delar som måste fungera vid en anställningsprocess och den ville vi automatisera. Det var där vi hade akuta problem, säger Elisabeth Eriksson.

Lyckseles tjänst ska se till att de som anställer får rätt information när de ska skriva anställningsavtalet. Så småningom ska det vara en helt digital process för hur man ger ut nycklar, datorer, Siths-kort och mobiltelefon.

- Det är mycket nya saker som vi har lärt oss i projektet om tjänstedesign och tjänsteresan. Vi har också lärt oss hur vi kan man jobba med förändring och förändringsledning. Vi har nu byggt en e-tjänst för anställningsavtalet och kommer lansera tjänsten lite längre fram.

På slutkonferensen den 24 februari kommer samtliga berätta om deras nya tjänster.