Södertälje kommun – en resa för att nå Digitalt möte
Södertälje kommun har sedan tio år tillbaka försökt komma igång med vårdplaneringsmöten på distans. De har provat olika tekniska lösningar och länge funderat över hur detta kan göras på bästa sätt.
Behovet av att hitta en bra och säker lösning intensifierades under hösten 2018, när regionen i Stockholm meddelade att de inte längre accepterade digitala vårdplaneringar som inte baserades på stark autentisering med e-legitimation.
– Jag fick då i uppdrag av Stor-Stockholm att undersöka vad Inera kunde erbjuda för lösning till kommunerna i regionen, berättar it-strateg Simon Lindgren. Inera hade vid det tillfället tyvärr inte hunnit paketera Digitalt möte med stark autentisering, så tjänsten kunde vi då inte beställa av Inera. Vi fick istället avtala med Ineras leverantör direkt. Det gjorde att det tog lite längre tid och blev lite krångligare, men hösten 2019 var vi äntligen klara med att använda Digitalt möte.
– Vi ordnade egna utbildningar för att lära personalen hur Digitalt möte fungerade, lade ut information på intranätet och svarade på frågor för att hjälpa folk att komma igång, berättar Carolina Andersson, verksamhetsutvecklare välfärdsteknik på socialkontoret. Vi startade i mindre skala och utbildade först cirka 15 mötesvärdar för att testa och se hur det fungerade. Förutom att ha digitala vårdplaneringsmöten, använde vi även tjänsten inom IFO-verksamheten, som ger stöd till barn, unga och familjer. Allt fungerade bra, men det var fortfarande lite trögt att få alla att komma igång.
– Det var först när pandemin kom vårvintern 2020, som det drog igång på allvar. Då blev det ett helt annat krav på verksamheten att jobba med alternativa mötesformer. Antalet medarbetare som bokade digitala möten steg från 15 till 430 personer på bara några dagar, och antalet genomförda möten ökade drastiskt jämfört med från starten. Nu använder vi Digitalt möte i flera olika verksamheter och det rullar på med användandet, berättar Carolina Andersson.
– Vi är mycket glada att vi redan var igång när pandemin drabbade oss. Då blev det mer naturligt att använda digitala möten, och alla motstånd förvann, säger Carolina Andersson.
– En viktig erfarenhet vi har gjort under införandet av Digitalt möte, är att man inte ska underskatta betydelsen av att ha någon som driver på förändringsarbetet, som jag och Carolina gjort, berättar Simon Lindgren. Det handlar inte bara att vi internt inom kommunen ska ändra på oss, utan det påverkar också hur invånare och andra externa kontakter ska förhålla sig när de ska möta oss.
– Att ha digitala möten har blivit normalt för oss, och det finns många fördelar med att jobba digitalt, konstaterar Simon Lindgren. Det är positivt att tjänsten nu går att beställa av Inera. Det tror vi att många andra kommuner och regioner uppskattar, eftersom tjänsten uppfyller de behov som vi vet att många har på säkra videomöten.
