Den eviga jakten på information – så kan tidstjuvarna stoppas
För att ge invånarna bästa möjliga vård och omsorg behöver information enkelt kunna delas mellan kommun och region. Sofia Rahm och Sven-Åke Svensson i Jönköpings län har mångårig erfarenhet av samverkan över organisationsgränserna och ser nu stora möjligheter att uppnå betydande tidsbesparingar, stärkt patientsäkerhet och ökad trygghet för invånare och närstående genom sammanhållen planering på 1177.
En av de största utmaningarna inom vård och omsorg är bristen på informationsdelning mellan kommun och region. Det leder till att medarbetare inom olika yrkesgrupper, som läkare, hemsjukvård och biståndshandläggare, ofta inte har tillgång till den information de behöver.
– Vi har sett att medarbetare inom kommunen inte alltid kommer åt journaluppgifter, medan medarbetare inom regionen inte alltid vet vad biståndshandläggare behöver i sina beslutsunderlag för stödinsatser och boendeformer, säger Sofia Rahm, utvecklingsledare inom digitalisering och samordnare för de 13 kommunerna i Jönköpings län.
Utmaning – leta och ge information tar många timmar
Idag ägnar medarbetarna mycket tid åt att leta och ge information. De sitter ofta och ringer runt för att få tag på rätt personer och tillgång till uppgifter de behöver.
– Det är vanligt att medarbetare inom kommunerna och regionen måste lägga åtskilliga timmar på att leta efter information, i stället för att kunna fokusera på omsorgen om dem de är till för, säger Sven-Åke Svensson, e-hälsostrateg i Region Jönköpings län.
Exempel på detta kommer ofta upp i vardagen. På ett av kommunens särskilda boenden för äldre har sjuksköterskor bland annat berättat om sina upplevelser av ett till synes enkelt ärende kopplat till en salva som en av de boende behövde. De bedömde att det tog uppåt 15 timmar för dem att få reda på vilken salva de skulle ge, på vilket sätt och hur ofta.
– En sådan otroligt enkel liten sak kan kräva åtskilliga telefonsamtal till läkare på vårdcentral, vidare till hemsjukvård och så vidare. Det här är en stor tidstjuv och det är slående hur förhållandevis enkel information det ofta är som saknas, säger Sven-Åke Svensson.
I ett projekt koppat till Ineras nationella initiativ Sammanhållen planering på 1177 valde kommunerna och regionen i Jönköpings län att försöka fånga in i vilka situationer den här typen av tidstjuvar dyker upp.
Lösning – från nuläge till önskat läge
I nuläget används olika system och arbetssätt i olika organisationer, vilket gör det svårt att dela information om invånarnas vård och omsorg. Det önskade läget är att såväl medarbetare som invånare ska ha tillgång till en sammanhållen och effektiv informationsdelning, där de kan se all relevant information i en och samma översikt.
– 1177 har en viktig roll i att tillgängliggöra informationen, inte bara den medicinska journalen utan även sådant som rör planering, bokade tider och fasta kontakter på exempelvis vårdcentral eller i hemsjukvård och hemtjänst, säger Sofia Rahm och poängterar att Jönköpings län har lång erfarenhet av samarbete mellan kommun och region:
– Vi har byggt en stark samverkansstruktur, bland annat genom E-hälsorådet där vi hanterar alla ärenden som rör digitala lösningar vi behöver samverka kring. I E-hälsorådet är vi ett tiotal deltagare med centrala roller representerade från respektive organisation – som socialchef, skolchef och elevhälsochef från kommunerna samt e-hälsostrateger och it-direktör från regionen.
Projektet i Jönköpings län har som mål att ytterligare stärka samverkan mellan kommun och region genom att identifiera och tillgängliggöra den information som behövs över organisationsgränserna. Enligt Sven-Åke Svensson handlar det i grunden om att skapa en gemensam målbild och att jobba tillsammans för att uppnå den.
När vi jobbar tillsammans med olika yrkeskategorier får vi en bredare förståelse för behoven
Länsprojektet har genomfört workshops med invånare, närstående och medarbetare för att inventera behov och ta fram en nyttokalkyl som visar på kostnader och besparingar i form av tidsvinster och andra nyttor som inte värderas i pengar. I workshoparna deltog yrkeskategorier som läkare, sjuksköterskor, biståndshandläggare, hemtjänst och hemsjukvårdspersonal. De bidrog genom att dela sin kunskap om arbetssätt och erfarenhet av att leta och ge information.
– När vi jobbar tillsammans med olika yrkeskategorier får vi en bredare förståelse för behoven, hur informationsdelningen kan förbättras och hur vi kan etablera stöd för en mer sammanhållen och effektiv planering av insatser, säger Sven-Åke Svensson.
Förväntat resultat och framgångsfaktorer
Länsprojektets behovsinventering låg till grund för en nyttokalkyl som togs fram tillsammans med analytiker på Inera. Den visar att smidig tillgång till information genom 1177 kan leda till betydande tidsbesparingar och ökad effektivitet inom vård och omsorg.
– Samtidigt stärks patientsäkerheten och tryggheten för omsorgstagarna när såväl medarbetare som invånare och deras närstående har smidig tillgång till den information de behöver, säger Sofia Rahm.
Av nyttokalkylen framgår bland annat att kommunerna och regionen i Jönköpings län kan frigöra 157 miljoner kronor på sex år, om man räknar om tid till pengar. Men än viktigare är kanske att stressen skulle kunna minska bland medarbetare inom vård och omsorg om de enklare har tillgång till den information de behöver för sitt arbete.
– Tid skulle kunna frigöras till kärnuppdragen. När det gäller invånare visar kalkylen på möjlighet till ökat deltagande i sin vård och omsorg, ökad trygghet och ökad patientsäkerhet. Både regionen och kommunerna har mycket att tjäna på en mer sammanhållen planering, men vinsten ser störst ut för kommunerna, säger Brita Nilsson Engström, projektledare inom Ineras nationella initiativ Sammanhållen planering på 1177, där samverkan mellan kommun och region är en avgörande del.
Sofia Rahm och Sven-Åke Svensson har identifierat flera framgångsfaktorer som är viktiga för att lyckas. De betonar vikten av att etablera samverkansformer och närhet på alla nivåer, från beslutsfattare till operativ verksamhet.
– Kommunernas socialchefer och regionens hälso- och sjukvårdsdirektörer har nyckelroller i att driva samverkan och fatta beslut som påverkar hur informationsdelningen kan ske och hur medarbetarna kan arbeta på likartade sätt. Vi ser att när vi skapar en gemensam målbild och förståelse för vad som behöver göras, så kan vi uppnå mycket mer än när vi jobbar var för sig, säger Sofia Rahm.
Nästa steg och framtidsvision
Nästa steg för projektet är att implementera de lösningar som har identifierats och vidareutveckla samverkan mellan kommun och region. Enligt Sven-Åke Svensson handlar det om att ta små steg i taget, börja med befintliga verktyg och resurser, och fortsätta jobba tillsammans mot det långsiktiga målet.
Framtidsvisionen är att skapa en sammanhållen och effektiv vård och omsorg som ger invånarna ökad delaktighet i hela kedjan av insatser relaterade till hälsa och välmående. Sven-Åke Svensson och Sofia Rahm betonar att det också handlar om att ge närstående tillgång till informationen, vilket är särskilt viktigt för äldre med omfattande behov av stöd i vardagen.
– Vi hoppas att erfarenheterna från vårt länsprojekt, med genomförd behovsinventering och efterföljande nyttokalkyl, kan bidra till insikter som kommer hela landets vård och omsorg till nytta. De grundläggande utmaningarna med bristande informationsdelning över organisatoriska gränser är ju desamma även om arbetssätten varierar i olika kommuner och regioner, poängterar Sofia Rahm.