Vd Peter Arrhenius om upphandling för framtida utveckling

Inom ramavtalet kommer avrop i större kluster av applikationer eller tjänstobjekt att genomföras. Avrop innebär att de leverantörer som har fått ramavtal med Inera får konkurrera ytterligare en gång om vem som ska tilldelas kontrakt och bli framtida leverantör.

Varför är upphandlingen så viktig för Inera och företagets kunder?

– Det här ramavtalet, där vi nu gör det första avropet, är en viktig del i Ineras förändringsresa. Det är en del i vårt förändringsprogram, som vi kallar Program Fenix, och som omfattar mycket mer än själva upphandlingen. Inera är inne i en fas där vi växer kraftigt och där våra kunder har stora förväntningar på oss och vår leverans. Vi håller på att utveckla våra processer och etablera nya strukturer och arbetssätt för att kunna hantera detta på bästa sätt, säger Peter Arrhenius.

Vilka är de övergripande målen?

– Ökad innovationstakt, stabilare applikationsdrift och ökad kostnadseffektivitet. Det här är viktigt för våra kunder. Vi ser att det finns ett stort intresse för Program Fenix och vårt effektiviseringsarbete, och vi får glädjande nog mycket positiv feedback.

Hur svarar de här förändringarna mot kundernas behov?

– Inera utvecklar och upprätthåller verksamhetskritiska tjänster. Det har blivit mer uppenbart under pandemin att våra tjänster är kritiska för vården och för våra kunders olika verksamheter. De ställer krav på att våra tjänster ska ha hög tillgänglighet och vara stabila och att det ska finnas en förutsägbarhet kring kommande förändringar med mera. Våra kunder är delaktiga i processen att definiera vilka servicenivåer som våra tjänster ska ha. Det är mycket viktigt att vi speglar kundernas krav och behov gentemot våra nya leverantörer i Fenix.

– Förutom att kunderna vill ha förutsägbar tillgänglighet och stabilitet vill de att Inera uppnår skalfördelar, det vill säga att vi utnyttjar Ineras storlek som köpare för att få en kostnadseffektiv leverans. De vill också att vi ska ha resurser så att vi kan accelerera utvecklingen av våra tjänster när detta behövs.

Kommer Inera att ha färre leverantörer framöver?

– Ja, det vi gör nu inom Program Fenix är att vi konsoliderar till betydligt färre leverantörer och tar ett samlat grepp för att etablera en gemensam plattform i hela Inera. Vi går mot att industrialisera våra leveranser med gemensamma processer och arbetssätt i hela företaget. Idag arbetar vi mycket i ”silos”, våra tjänster har i många fall egna processer och arbetssätt och så har det historiskt varit i Inera. Det medför att respektive tjänst kanske arbetar effektivt i sig men totalt sett i företaget utnyttjar vi inte de skalfördelar och effektiviseringsmöjligheter som finns, vi utnyttjar inte vår storlek som kund.

– En av fördelarna med att i hög grad lägga ut arbete på leverantörer är ju att de sammantaget har en helt annan kapacitet och förmåga än vad vi har. Det är en utgångspunkt i all outsourcing. Vi kan bli både snabbare och mer effektiva genom vårt samarbeta med externa leverantörer. Men då måste vi bli bättre på att utnyttja deras kapacitet och förmågor.

– Genom Program Fenix kommer vi att etablera mer tydliga kontrakt mot våra leverantörer samt sätta nya samverkansstrukturer på plats oss emellan. Vi vill säkerställa att det finns en mer balanserad fördelning av risk mellan Inera och leverantörerna och att vi kan etablera ett nära partnerskap med ett fåtal leverantörer. Det finns så uppenbara skalfördelar med att industrialisera våra leveranser och arbeta på ett enhetligt sätt i hela Inera. Färre leverantörer som har ett större åtagande, som har ansvar för fler tjänster inom ett kluster, kommer att leda till att vi får konkurrenskraftiga priser.

Beskriv dina erfarenheter av leverantörsrelationer utifrån din bakgrund på ledande positioner hos stora it-leverantörer. Vilka är de viktigaste lärdomarna du har tagit med dig?

– Jag har varit involverad på olika sätt i många stora och verksamhetskritiska outsourcingprojekt hos kunder, projekt som har omfattat kundernas totala applikationsportföljer eller delar av dem. Kunderna har funnits i många olika branscher, exempelvis stora banker, industriföretag, telekom och olika former av offentlig verksamhet. En erfarenhet och insikt som jag har med mig är hur oerhört viktigt det är att hitta ett bra gemensamt arbetssätt och bygga upp en god relation mellan leverantör och kund.

– För oss på Inera är det av yttersta vikt att vi kan skapa bra arbetssätt
och bygga upp långsiktiga relationer med de leverantörer som kommer att ”vinna” klusteravropen. En annan viktig del är att vi ska låta leverantörerna få leverera på ett sätt som passar deras struktur. Då vi får ut maximalt av samarbetet med dem så att vi inte detaljstyr deras leverans på ett sätt som motverkar det vi vill uppnå. Samtidigt behöver vi hitta en bra modell för styrning och uppföljning av leverantörerna.

Inera har även en ny sourcingstrategi, vad är fokus där?

– Vi har under det senaste året som ett led i vår sourcingstrategi tagit hem vissa leveranser och lagt dem på vårt dotterbolag Nordic Medtest, NMT, i Karlstad. Det gäller framför allt förvaltning av den Nationella tjänsteplattformen samt utveckling av den nya kataloglösningen HSA. Det finns i sig inga nackdelar att i hög grad arbeta med externa leverantörer, men det viktiga är att vi själva upprätthåller rätt kompetens och har lagom mängd egen kapacitet för att kunna utföra vårt uppdrag på bästa sätt.

– Genom införandet av vår sourcingstrategi har vi ökat vår tekniska beställarförmåga och stärkt vår tekniska genomförandeförmåga i och med att NMT har fått ett större och utökat ansvar som vårt eget in-house utvecklingscenter, avslutar Peter Arrhenius.